Vacature telefoniste? Zo vul je die met AI

Je zoekt een telefoniste of receptioniste en de vacature blijft open. Of je hebt iemand, en de telefoon blijft toch af en toe onbeantwoord. Dit stuk helpt je kiezen: een mens, een AI-medewerker, of allebei.

Eén telefoniste dekt een kwart van de week

Een week heeft 168 uur. Een telefoniste met een voltijdcontract van 40 uur is er voor 40 daarvan. Dat is ongeveer 24 procent. De rest is avond, weekend, vakantie en ziekte.

Ziekte is geen uitzondering. Het ziekteverzuim onder werknemers was in het eerste kwartaal van 2026 volgens het CBS 5,8 procent. Het gemiddelde sinds 1996 is 5,0 procent. Dat zijn gemiddelden over alle werknemers, niet alleen over telefonistes.

Je zoekt dus vaak niet één persoon. Je zoekt dekking. Een mens neemt een deel van de uren voor zijn rekening. Een AI-medewerker neemt op in alle uren die overblijven.

Is het echt zo moeilijk iemand te vinden?

Dat verschilt. In het tweede kwartaal van 2026 waren er in Nederland 375 duizend openstaande vacatures en 396 duizend werklozen. Dat is 95 vacatures per 100 werklozen. Het is een landelijk gemiddelde, dus het zegt weinig over jouw vacature in jouw regio.

Eerlijk gezegd gaat het daarom niet alleen om krapte. Het gaat om dekking en om kosten.

Wat kost een vacature?

Het gemiddelde bruto maandsalaris van een receptionist is volgens de Nationale Beroepengids €3.023 (stand februari 2025). Daar komen de lasten voor jou als werkgever nog bovenop.

Een AI-medewerker van palside begint bij €200 per maand. Daarbovenop komt €0,25 per belminuut. Stel dat er per maand 400 minuten wordt gebeld. Dan is dat €100 aan belminuten en kom je op €300 per maand. Eenmalig komt er €125 bij voor het inwerken. Prijzen zijn zonder btw, en een vast 085-nummer kost €5 per maand extra.

Vergelijk eerlijk. Een AI-medewerker is geen telefoniste. Hij ontvangt geen bezoek en sorteert geen post. Hij werkt aan de telefoon, in WhatsApp en in e-mail.

Reken ook de tijd mee die een vacature kost. Gesprekken voeren en iemand inwerken kost uren die je niet aan klanten besteedt. Een AI-medewerker probeer je een maand gratis, dus je weet snel of het past.

Wat neemt een AI-medewerker over?

• Hij neemt de telefoon op, ook buiten kantoortijd.

• Hij beantwoordt de vragen die klanten vaak stellen, uit jouw kennisbank.

• Hij plant afspraken in je agenda.

• Hij noteert een bericht en stuurt je een samenvatting. Bij spoed verbindt hij door.

Wat blijft bij een mens?

Gevoelige gesprekken, klachten en lastige uitzonderingen. Alles wat een oordeel vraagt. Je stelt in wanneer hij doorverbindt en naar wie. Meer daarover lees je in onze gids over wat een AI-medewerker niet doet.

Heb je ook een balie waar bezoekers binnenkomen? Dan blijft er iemand nodig. De AI-medewerker haalt dan de telefoon uit het takenpakket, zodat die persoon meer tijd heeft voor de mensen die voor haar staan.

Zo ga je te werk

1. Tel een week lang hoeveel oproepen je krijgt en wat mensen vragen.

2. Schrijf de tien vragen op die je team het vaakst krijgt, met het antwoord erbij.

3. Bepaal wanneer de AI-medewerker moet doorverbinden en naar wie.

4. Probeer het 30 dagen. De eerste maand is gratis en je kunt elke maand opzeggen.

Werkt het niet voor je, zeg dan op. Opzeggen in de eerste 30 dagen kost niets. Je houdt je eigen nummer en leest elk gesprek terug in de app.

Laat je vacature daarbij gerust open staan. Je weet pas na een maand wat een AI-medewerker voor jouw bedrijf doet. Dan kun je beslissen of je nog iemand zoekt, en voor hoeveel uur.

Bekijk wat het kost op de prijzenpagina.

Bronnen

CBS, Werkloosheid gedaald in tweede kwartaal 2026, 30 juli 2026. cbs.nl/nl-nl/nieuws/2026/31/werkloosheid-gedaald-in-tweede-kwartaal-2026

CBS, Ziekteverzuim in eerste kwartaal hoger dan gemiddeld in afgelopen 30 jaar, 4 juni 2026. cbs.nl/nl-nl/nieuws/2026/23/ziekteverzuim-in-eerste-kwartaal-hoger-dan-gemiddeld-in-afgelopen-30-jaar

Nationale Beroepengids, Salaris Receptionist, bijgewerkt op 18 februari 2025. nationaleberoepengids.nl/salaris/receptionist

palside, Prijzen, 2026. palside.com/prijzen

Umbrella documentatie, Agents: What an agent is made of, 2026.