AI en AVG: privacy bij een AI-medewerker

De AVG is er om klantgegevens veilig te houden. Dat is niet ingewikkeld als je weet wie wat doet. Dit artikel legt het uit in gewone taal. Het is geen juridisch advies. Twijfel je? Vraag het dan aan een jurist.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Jij bent verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten. palside is de verwerker. Wij verwerken de gegevens alleen voor jou en in opdracht van jou. Dat leg je vast in een verwerkersovereenkomst.

De verwerkersovereenkomst

Een verwerkersovereenkomst is een contract. Daarin staat wie wat mag doen met de gegevens. Als je je Umbrella-account aanmaakt, accepteer je die overeenkomst. Je ziet dus meteen wat er is afgesproken.

Welke gegevens komen binnen?

Een AI-medewerker die de telefoon opneemt, hoort wat de beller zegt. Meestal gaat het om een naam, een telefoonnummer en de vraag. Soms komt er meer voorbij, bijvoorbeeld een adres. Die gegevens staan in de gesprekken in Umbrella.

Een receptionist onthoudt het. Een AI-medewerker legt het vast. Daarom moet je afspreken hoe lang je het bewaart.

Hoe lang bewaren we opnames?

Opnames bewaren we 90 dagen. Gegevens bewaar je niet langer dan nodig. Dat is de regel in de AVG. Bedenk dus wat je echt nodig hebt en hoe lang.

Zeg dat het een AI-medewerker is

Je AI-medewerker zegt aan het begin dat hij AI is. Ook zegt hij dat het gesprek wordt opgenomen. Dat is eerlijk. Het is ook verplicht volgens de Europese AI-verordening.

Wat moet je zelf doen?

• Zet in je privacyverklaring dat een AI-medewerker de telefoon opneemt en dat gesprekken worden opgenomen.

• Weet wat je klanten mogen vragen: welke gegevens je van hen hebt, hoe lang je ze bewaart en dat ze verwijdering mogen vragen.

• Bepaal wat je AI-medewerker wel en niet mag doen. Dat leggen we samen vast bij het inwerken.

Wil je dat je AI-medewerker eerdere gesprekken van een klant onthoudt, ook via WhatsApp of e-mail? Dat is een bewuste keuze in Umbrella. Zet het pas aan als je privacyverklaring klopt.

Wil je dit met ons doornemen? Plan een gesprek met palside.