Wat kost een AI-receptionist voor het MKB?

Je hebt gehoord over een AI-receptionist en je vraagt je af wat de kosten zijn. Terechte vraag. De prijzen lopen flink uiteen, van €50 per maand tot ruim €500. In dit artikel zie je precies wat je krijgt voor welk bedrag. En waar je op moet letten, want verborgen kosten zijn eerder regel dan uitzondering.

Wat bepaalt de kosten van een AI-receptionist?

Drie dingen bepalen de prijs. Het gesprekvolume, de talen die je nodig hebt, en de integraties met je agenda of CRM.

Gesprekvolume is de grootste factor. Bij de meeste aanbieders betaal je per minuut of per gesprek. Een kappersketen met 800 belletjes per maand betaalt iets anders dan een accountantskantoor met 40. Reken grofweg op €0,15 tot €0,40 per minuut bovenop een vast basisbedrag.

Talen maken ook verschil. Alleen Nederlands is goedkoper dan Nederlands plus Engels plus Duits. Voor MKB in de grensstreek of dienstverleners met internationale klanten weegt dit mee.

Integraties zijn de derde variabele. Een simpele AI die alleen een notitie stuurt via e-mail? Basispakket. Een AI-medewerker die afspraken plant in Google Calendar, klantgegevens in HubSpot aanmaakt en terugbelverzoeken doorzet naar je team? Dan zit je in een andere categorie.

Wat betaal je gemiddeld per maand?

Voor een MKB-bedrijf met 5 tot 50 medewerkers zie je in 2026 drie prijsklassen.

De instapklasse ligt tussen €50 en €150 per maand. Je krijgt basisfunctionaliteit: de telefoon wordt opgenomen, standaard vragen worden beantwoord, en er komt een notitie in je inbox. Voor een eenmanszaak of kleine praktijk is dit vaak voldoende.

De middenklasse zit op €150 tot €400 per maand. Hier krijg je agenda-integratie, meerdere talen en vaak een persoonlijkheid die past bij je bedrijf. De AI-receptionist plant afspraken, kwalificeert leads en stuurt bellers door naar de juiste collega. Dit is de sweet spot voor de meeste MKB-bedrijven.

Boven de €400 zit je in maatwerk. Denk aan branches met strenge eisen, zoals zorg of juridische dienstverlening. Ook grotere MKB's met meerdere vestigingen en complexe routering vallen hieronder.

Let op: deze bedragen zijn exclusief gespreksminuten bij de meeste aanbieders. Vraag altijd om een rekensom op basis van jouw volume.

Waar zitten de verborgen kosten?

Hier worden mensen vaak verrast. Drie dingen zie je niet terug in de hoofdprijs.

Setup-kosten zijn de eerste. Sommige aanbieders rekenen €500 tot €2000 voor de initiele configuratie. Het opzetten van gespreksflows, inrichten van integraties, trainen op jouw bedrijfstaal. Bij palside zit dit in het maandbedrag, maar dat is niet overal zo.

Extra talen kosten vaak bij. Een aanbieder die "meertalig" belooft, bedoelt soms dat je per extra taal €50 tot €100 per maand bijbetaalt. Lees de kleine letters.

Integraties met specifieke software kunnen ook een losse prijs hebben. Koppeling met een standaard systeem als Google Calendar is meestal inbegrepen. Maar branchespecifieke software, zoals een makelaarspakket of een agenda-systeem voor fysiotherapeuten, is vaak maatwerk.

En dan: de uitloop per minuut. Als je pakket 500 minuten bevat en je belt 650 minuten, wat kost elke extra minuut dan? Vraag dit expliciet. Bij sommige aanbieders schiet dat bedrag richting €0,60.

Wanneer verdien je een AI-receptionist terug?

De vraag is niet wat de AI-receptionist kost, maar wat je nu betaalt aan gemiste telefoontjes en dure opvang.

Een receptionist in loondienst kost een MKB-bedrijf in Nederland gemiddeld €3500 tot €4500 per maand, inclusief werkgeverslasten. Een telefooncentrale-dienst met Nederlandse medewerkers zit tussen €400 en €900 per maand, afhankelijk van volume.

Een AI-receptionist in de middenklasse kost €200 tot €400. Dat is een factor tien lager dan een vaste receptionist. En de AI werkt 24/7, ook tijdens lunch, vakanties en buiten kantooruren.

Even rekenen. Stel, je mist 30% van je telefoontjes buiten kantooruren. Je hebt 200 belletjes per maand, waarvan 60 dus niet aangenomen worden. Als elk gemist telefoontje gemiddeld €75 aan omzet oplevert, dan loop je €4500 per maand mis. Een AI-receptionist van €300 pakt die gesprekken aan. Je rekent dat terug binnen de eerste twee weken.

De terugverdientijd is in de praktijk korter dan veel mensen denken. Vooral voor bedrijven met veel inkomende gesprekken en een kleine bezetting.

Praktische takeaway

Kijk niet alleen naar de basisprijs. Vraag altijd om een complete offerte met gesprekvolume, setup, extra talen en integraties. Reken de kosten af tegen wat je nu verliest aan gemiste calls of dure bezetting. Voor veel MKB-bedrijven betaalt een AI-receptionist van €200 tot €400 per maand zichzelf binnen een maand terug.

Wil je precies weten wat een AI-receptionist voor jouw bedrijf kost? Plan een demo van 20 minuten en we rekenen het samen door op basis van jouw volume en wensen.